Notfallplan und Notfallhandbuch

Für diese Fälle braucht es ein Notfallhandbuch

Jedes Jahr hört man im Umfeld von Katastrophen, die plötzlich und unerwartet eintreffen. (Die Definition von Katastrophe in Wikipedia trifft es recht gut: „folgenschweres Unglücksereignis“.)

Wenn man genau hinsieht, merkt man genau, welche Unternehmen auf solche Vorkommnisse vorbereitet waren. Jene Unternehmen, die vorab schon überlegt haben, welche Schritte sie im Notfall setzen müssen, gehen strukturiert und klar vor. Der Schaden durch die Katastrophe wird dadurch minimiert, weil die richtigen Schritte zur richtigen Zeit getroffen werden.

Vorfälle können in ihren Auswirkungen wie folgt eingeteilt werden:

Katastrophen und Krisen haben in der Regel immer Einfluss auf die drei Bereiche Infrastruktur, Personen und EDV, auch wenn sie ihren Ursprung nur in einem der drei haben. Es müssen daher bei der Risikoanalyse immer alle drei Bereiche bezüglich Auswirkungen betrachtet werden.

Vorgehen bei Katastrophen und Krisen

Als Unternehmer muss Ihnen bewusst sein, wie Krisenmanagement abläuft und wie Sie den Ablauf aktiv gestalten können. Die ersten Stunden sind entscheidend für den weiteren Verlauf, da sich hier entscheidet, wie schnell Sie wieder Stabilität innerhalb des Unternehmens und somit auch in der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden, Lieferanten und Partnern erreichen.

Jeder Mitarbeiter sollte wissen, wer und in welcher Form zu alarmieren ist, wenn es zu einer Krise kommt. Anschließend muss sich ein Krisenteam (das vorab definiert ist) zusammenfinden und die Schritte, die im Notfallhandbuch beschrieben sind, durchführt.

Viele Unternehmer verlassen sich auf den „Hausverstand“ der Mitarbeiter. Dadurch ist aber nicht gewährleistet, dass die gewünschten Schritte gesetzt werden. Während die Alarmierung oft noch einigermaßen funktioniert, sind die folgenden Stunden oft von folgendem geprägt:

• Wer übernimmt jetzt das Kommando?
• Was ist schützenswert und welche Schritte muss man setzen, um Schutz zu gewährleisten?
• Welche Abläufe müssen weiter zumindest in einem Notbetrieb funktionieren?
• Wie informieren wir Kunden, Lieferanten, Partner, Behörden, usw.?
• Wenn IT-Systeme betroffen sind: Wie stelle ich sie wieder her und mit welchen Daten?

In diesen Stunden der Suche nach Antworten herrscht oft Chaos und Verwirrung im Unternehmen. Dadurch können weitere Schäden entstehen. In einem Notfallhandbuch sind all diese Fragen und das passende Vorgehen schon geklärt. Dadurch vermeiden Sie zusätzliche Schäden und Verluste.

Erstellung eines Notfallhandbuches

Die Erstellung eines Notfallhandbuches ist genauso wichtig, wie die regelmäßige Betrachtung der finanziellen Gesundheit des Unternehmens. Auch das Notfallhandbuch muss regelmäßig geprüft und auf neue Gegebenheiten angepasst werden, wie z.B. neue Filialen, neue IT-Systeme, neue Abteilungen, usw.



Für die Erst-Erstellung eines Notfallhandbuches sollten Sie wie folgt vorgehen:

In weiterer Folge sollten Sie jährlich prüfen, welche Änderungen sich ergeben haben, bzw. bei Projekten, die Geschäftsabläufe oder IT-Systeme betreffen, das Notfallhandbuch im Projekt mitbetrachten und anpassen.

Auch bei den jährlichen Tests werden Sie unter Umständen auf notwendige Korrekturen stoßen, die die Tests aufgezeigt haben.

Notfallplan testen

Denken Sie daran: Jeder Notfallplan ist nur so gut, wie man ihn testet!

Sehen Sie in Ihrem Notfallhandbuch auch Testszenarien vor. Mindestens 1x pro Jahr sollte eines dieser Szenarien durchgetestet werden. Dies zeigt Ihnen, wie gut Sie bzw. Ihre Mitarbeiter auf solche Ereignisse vorbereitet sind.

Durch die Tests können Sie auch die Validität des Notfallhandbuchs prüfen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen.